Программа отображает данные, когда-либо внесенные в систему ее пользователями. Данных может оказаться достаточно много, поэтому в Terrasoft CRM предусмотрены специальные средства, позволяющие упростить процесс выборки этих данных из базы, в которой они хранятся. Одним из таких средств является дерево групп, описанное в данной статье.
Кроме понятия групп записей, здесь также рассмотрены особенности управления структурой групп и их содержимым.
Группы используется в качестве вспомогательного элемента раздела и позволяет отображать данные раздела в различных срезах.
Группы расположены слева от главной таблицы раздела и отображаются в иерархической таблице.
Выделив определенную группу, в главной таблице раздела будут отображаться только те записи, которые относятся к этой группе.
Корневой в дереве является ветка [Все записи]. Эта группа всегда присутствует в любом дереве и активируется при первой загрузке раздела. При ее выделении в реестре отображаются все записи без выборки. Например, для просмотра перечня всех контрагентов, внесенных в систему, необходимо выделить ветку [Все контрагенты].
Ветка [Все записи] является системной, она доступна всем пользователям Terrasoft CRM и не может быть удалена.
В зависимости от способа формирования, группы могут быть:
статическими (
) – включение записей в группы и исключение их из групп выполняется вручную;
динамическими (
) – являются сохраненными пользовательскими фильтрами. Список записей в этой группе формируется динамически в соответствии с критериями пользовательских фильтров.
Способ формирования группы определяется при ее создании и не может быть изменен после сохранения этой группы.
На выборку записей в главной таблице раздела так же влияют быстрый поиск и специальные фильтры раздела(если есть)
То есть, запись будет отображаться только при выполнении всех условий: фильтр быстрого поиска, специальные фильтры раздела, критериям пользовательских фильтров и принадлежность статической группе(если она выбрана).
Одна и та же запись реестра может входить в одну или несколько групп одновременно. Если запись не принадлежит ни одной группу, то она обязательно отображается в группе [Все записи].
Таким образом, использование дерева групп позволяет отобразить в реестре только часть существующих данных, выбранную по заданным критериям.
В зависимости от назначения, группы могут быть общедоступными (отображаются для всех пользователей системы) либо личными (отображаются только для создателя группы).
Общедоступная группа используются всеми пользователями системы для коллективной работы (например, совместного формирования списка VIP-клиентов) либо получения общедоступной выборки данных (например, получения списка компаний определенной отрасли).
Личная группа используется пользователем индивидуально для своих целей (например, для выборки своих клиентов).
Изменить либо удалить личную группу может только пользователь, создавший эту группу.
При формировании структуры групп и их содержания необходимо принимать во внимание, что правила отбора записей в различные группы не зависят от того, является ли одна группа вложенной либо «родительской» по отношению к другой группе. Другими словами, формирование иерархии групп не влияет на правила отбора записей отдельных групп или веток дерева.
Следовательно:
в динамическую группу может быть включена статическая группа;
в статическую группу может быть включена динамическая группа;
динамическая группа содержит только те записи, которые отвечают условиям фильтрации, заданным именно для этой группы;
статическая группа содержит только те записи, которые добавлены именно в эту группу;
группа может не содержать записей, которые включены в «родительскую» либо подчиненную группу (статическую либо динамическую);
группа может содержать записи, которые не включены в «родительскую» либо подчиненную группу (статическую либо динамическую).
Для просмотра перечня групп, в которые входит выбранная запись реестра, используется вкладка [Группы] в деталях раздела. На этой же детали выполняется, в случае необходимости, исключение записи из тех статических групп, в которые она входит.
Управление структурой групп
Управление структурой групп записей (добавление, изменение и удаление групп) выполняется с помощью специальных команд, расположенных в контекстном меню дерева групп.
Для добавления новой группы используются команды [Добавить группу] и [Добавить динамическую группу] контекстного меню.
Если новая группа должна входить в состав определенной ветки дерева, то при добавлении «родительская» группа должна быть активной (выделенной). Если же в дереве нужно создать новую группу, не входящую ни в какие существующие группы, то при добавлении новой группы активной должна быть ветка [Все записи].
Команда [Добавить группу] позволяет создать в дереве новую статическую группу.
При выполнении этой команды на экране появится карточка группы.
В поле [Название] карточки вносится название группы, отображаемое в дереве, а в поле [Описание] – комментарии по содержимому этой группы.
Признак [Личная] устанавливается в случае, если текущая группа должна быть личной (не должна отображаться для других пользователей).
После сохранения карточки новая статическая группа появится в дереве, после чего необходимо определить содержимое этой группы.
Добавление динамической группы, выполняемое по команде [Добавить динамическую группу] контекстного меню, является аналогичным. Но, в отличие от статической группы, для формирования содержимого динамической группы необходимо определить критерии при помощи пользовательских фильтров и применить командой [Сохранить] в меню пользовательских фильтров. Вы так же можете изменить пользовательские фильтры и повторно сохранить их - это перезапишет критерии для динамической группы.
Изменение параметров ранее созданной группы выполняется с помощью команды [Изменить группу] контекстного меню.
Удаление группы выполняется с помощью команды [Удалить группу]. При этом на экране появляется дополнительное окно, в котором необходимо подтвердить правильность выполняемой операции.
Следует обратить внимание, что при удалении группы автоматически удаляются все вложенные (подчиненные) группы.
Вы можете воспользоватся командой [Найти группу], чтоб найти группу по ее названию. Это аналог быстрого фильтра. Для того чтоб сбросить быстрый фильтр повторно используйте команду с пустым значением.
С помощью команды [Обновить] можно обновить структуру дерева групп (если учесть, что с системой могут одновременно работать несколько пользователей, то для получения актуальной информации применяется операция обновления).
Так же список всех групп, в которые включена текущая запись главной таблицы, можно увидеть в детали группы.